Apa yang dimaksud dengan pengorganisasian ? Pengertian pengorganisasian (organized) merupakan fungsi manajemen yang mengikuti perencanaan. Fungsi ini meliputi sinkronisasi dan kombinasi sumber daya manusia, fisik dan keuangan terjadi. Ketiga sumber daya ini menjadi sangat penting untuk mendapatkan hasil yang optimal.
Pengorganisasian juga didefinisikan sebagai proses yang memulai implementasi rencana dengan mengklarifikasi pekerjaan, hubungan kerja dan secara efektif menyebarkan sumber daya untuk pencapaian hasil (tujuan) yang diidentifikasi dan diinginkan.
Oleh karena itu, ini adalah proses yang mengkoordinasikan upaya manusia, mengumpulkan sumber daya, dan mengintegrasikan keduanya menjadi satu kesatuan yang utuh untuk digunakan untuk mencapai tujuan yang ditentukan.
Definisi lain menyebutkan bahwa Pengorganisasian merupakan fungsi manajerial dan fungsi pengorganisasian ini dikenal sebagai proses organisasi. Oleh karena itu, dalam pengorganisasian yang paling menonjol adalah proses menyelaraskan, mengoordinasikan, atau mengatur secara logis dan teratur.
Proses ini membuat pembagian kerja yang rasional menjadi kelompok-kelompok kegiatan dan menyatukan posisi-posisi yang mewakili pengelompokan kegiatan untuk pencapaian tujuan yang diinginkan adalah fungsi manajemen dan fungsi ini dikenal sebagai pengorganisasian.
Menurut Koontz O’Donnel, “Pengorganisasian melibatkan pembentukan struktur peran internasional melalui penentuan dan penghitungan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan dan setiap bagiannya; pengelompokan kegiatan ini, penugasan kelompok kegiatan tersebut kepada manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya dan ketentuan untuk koordinasi wewenang dan hubungan informasional, horizontal dan vertikal, dalam struktur organisasi. ” [sumber]
Baca juga: Pengertian Manajemen.
Daftar isi
Pengertian Pengorganisasian Menurut Para Ahli
Diatas kita sudah memaparkan secara singkat definisi umum dari pengorganisasian. Sejumlah ahli memiliki pendapat berbeda-beda, namun satu hal yang mirip yaitu proses penyelararan, pengelompokan serta kombinasi.
Kata “pengorganisasian” mengacu pada proses fungsi manajerial. Mempelajari struktur organisasi membantu seseorang untuk memperjelas fitur prinsip dari anatomi organisasi dan mempelajari persamaan serta perbedaan di antara organisasi yang berbeda. Istilah “Organisasi” dapat digunakan dalam dua konteks.
- Kepada perusahaan atau sekelompok orang tertentu yang bekerja sama untuk memenuhi tujuan atau sasaran tertentu. Ini disebut atas nama organisasi seperti- Royal Industries, Tata Consultancy Services, dll.
- Untuk organisasi sebagai struktur atau jaringan hubungan tertentu antar individu.
Koontz dan O’Donnell mendefinisikan pengorganisasian sebagai- “Pembentukan hubungan otoritas dengan ketentuan untuk koordinasi di antara mereka, baik secara vertikal maupun horizontal dalam struktur perusahaan.”
Louis A. Allen mendefinisikan pengorganisasian sebagai- “Proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang akan dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang dan membangun hubungan untuk tujuan memungkinkan orang untuk bekerja sama paling efektif dalam mencapai tujuan”.
“Pengorganisasian menentukan tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang mengerjakannya, bagaimana tugas dikelompokkan, siapa yang melapor kepada siapa dan di mana keputusan harus dibuat.” – Stephen P. Robbins dan Mary Coulter
“Pengorganisasian adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang akan dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang, dan membangun hubungan untuk tujuan memungkinkan orang untuk bekerja sama paling efektif dalam mencapai tujuan.” – Louis A. Allen
Koontz O’Donnel, “Pengorganisasian melibatkan pembentukan struktur peran internasional melalui penentuan dan penghitungan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan dan setiap bagiannya; pengelompokan kegiatan ini, penugasan kelompok kegiatan tersebut kepada manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya dan ketentuan untuk koordinasi wewenang dan hubungan informasional, horizontal dan vertikal, dalam struktur organisasi. ”
Hani Handoko
Menurut pendapat T. Hani Handoko, pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.
Melayu S.P. Hasibuan
Menurut pendapat Melayu S.P. Hasibuan, pengertian pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan berbagai macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas dimaksud, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan kewenangan yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.
Chester Barnard
Menurut pendapat Chester Barnard, pengertian Pengorganisasian adalah suatu fungsi dimana perhatian mampu menentukan posisi peran, pekerjaan yang terkait dan koordinasi antara wewenang dan tanggung jawab. Oleh karena itu, seorang manajer harus selalu mengatur untuk mendapatkan hasil.
Jaafar Muhammad
Menurut pendapat Jaafar Muhammad, pengertian pengorganisasian adalah penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar tujuan dan obyektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.
S.C. Certo
Menurut pendapat S.C. Certo, pengertian pengorganisasian adalah proses terciptanya penggunaan secara tertib terhadap seluruh sumber daya yang dimiliki oleh sistem manajemen. Kata tertib menekankan bahwa penggunaan tersebut berdasarkan pada tujuan serta penggunaan sumber daya yang benar sehingga tidak mengakibatkan pemborosan sumber daya dalam proses pencapaian tujuan organisasi.
James A.F. Stoner
Menurut pendapat James A.F. Stoner, pengertian pengorganisasian adalah suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien.
George R. Terry
Menurut pendapat George R. Terry, pengertian pengorganisasian adalah cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dn keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan.
Gatewood, Taylor, dan Farell
Menurut pendapat Gatewood, Taylor, dan Farell, pengertian pengorganisasian adalah aktivitas yang terlibat dalam suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta membentuk hubungan yang berguna di antara pekerja dan tugas-tugasnya.
Schermerhorn (1996:218)
Menurut pendapat Schermerhorn (1996:218), pengertian Pengorganisasian adalah proses mengatur orang-orang dan sumber daya lainnya untuk bekerja ke arah tujuan bersama.
Dengan demikian Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses yang memulai implementasi rencana dengan mengklarifikasi pekerjaan, hubungan kerja dan secara efektif menyebarkan sumber daya untuk pencapaian hasil (tujuan) yang diidentifikasi dan diinginkan.
Oleh karena itu, ini adalah proses yang mengkoordinasikan upaya manusia, mengumpulkan sumber daya, dan mengintegrasikan keduanya menjadi satu kesatuan yang utuh untuk digunakan untuk mencapai tujuan yang ditentukan.
Baca: Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli.
26 Prinsip Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah proses manajemen di mana orang, fungsi, dan faktor fisik disatukan untuk membentuk unit yang dapat dikontrol.
Pengorganisasian yang baik didasarkan pada perencanaan yang cermat tentang – apa yang harus dilakukan? Siapa yang melakukannya? Siapa yang mengawasinya? dan bagaimana melakukannya dengan paling efisien?
Efisiensi berarti kecepatan, akurasi, dan biaya rendah. Pengorganisasian yang baik menghasilkan terciptanya kerja tim yang seimbang, berbiaya rendah, dan melakukan pekerjaan yang diperlukan.
Organisasi kegiatan bisnis adalah proses yang berkelanjutan. Seharusnya tidak statis, kaku atau tetap. Ini harus fleksibel dan mudah beradaptasi dengan perubahan tujuan perusahaan. Karena keberadaan berbagai macam organisasi, tidak ada prinsip standar yang dapat diikuti dalam semua keadaan individu.
Namun, ada prinsip-prinsip tertentu yang kurang lebih dapat diterapkan secara universal dan dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengatur urusan bisnis.
1.Prinsip Pertimbangan Kesatuan Tujuan
Tujuan dari usaha mempengaruhi struktur organisasi. Organisasi adalah mekanisme untuk mencapai tujuan. Tujuan suatu perusahaan harus ditetapkan dengan jelas. Tidak hanya tujuan yang dinyatakan dengan istilah yang jelas, metode pencapaiannya juga harus ditunjukkan secara detail dan tepat sehingga penyelenggara dapat mengetahui jenis organisasi yang dibutuhkan.
Harus ada kesatuan tujuan sehingga semua upaya dapat terkonsentrasi pada tujuan yang ditetapkan. Struktur organisasi dan operasi yang dihasilkan harus diukur terhadap keefektifan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
2.Prinsip Spesialisasi
Organisasi yang efektif harus mencakup spesialisasi. Keluaran optimal dapat diperoleh ketika setiap orang berkonsentrasi pada melakukan hal yang paling cocok untuknya. Pembagian kerja yang tepat memfasilitasi spesialisasi. Organisasi harus menekankan pada hukum spesialisasi. Namun setiap bidang spesialisasi harus saling terkait dengan sistem terintegrasi total melalui koordinasi di semua departemen dan kegiatan.
3.Prinsip Koordinasi
Koordinasi mengungkapkan prinsip-prinsip organisasi secara toto; tidak kurang. Koordinasi adalah pengaturan teratur dari upaya kelompok untuk menyediakan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama. Ini adalah awal dan akhir dari semua upaya terorganisir. Seorang manajer pada dasarnya adalah seorang koordinator. Koordinasi adalah fungsi fasilitatif yang membantu integrasi fungsi manajerial dasar – Perencanaan, Organisasi, Motivasi dan Kontrol.
Organisasi melibatkan pembagian kerja di antara orang-orang yang usahanya harus dikoordinasikan untuk mencapai tujuan bersama, Koordinasi tujuan pada efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi.
4.Prinsip Rantai Scaler
Ini menunjukkan garis otoritas yang jelas dan tidak terputus. Rantai otoritas harus didefinisikan dengan jelas untuk tujuan organisasi yang sehat. Itu juga disebut rantai komando. Garis kewenangan mengalir dari eksekutif tertinggi ke level manajerial terendah dan rantai komando tidak boleh diputus. Ini harus pendek yaitu harus memiliki beberapa tingkat manajemen. Setiap bawahan harus tahu siapa atasannya dan kepada siapa kebijakan di luar kewenangannya harus dirujuk, untuk pengambilan keputusan.
5.Prinsip Kewenangan dan Tanggung Jawab Sepadan
Menurut prinsip ini, ketika seseorang bertanggung jawab atas suatu tugas tertentu, dia harus diberi wewenang untuk melaksanakan tugas itu. Tanpa otoritas dan tanggung jawab yang sepadan, dia tidak dapat dimintai pertanggungjawaban atas penyelesaian tugas yang tidak berhasil karena dia hanya memiliki sedikit kendali atas situasi. Otoritas harus sama dengan tanggung jawab, yaitu setiap manajer harus memiliki kewenangan yang cukup untuk menyelesaikan tugas.
6.Prinsip Tanggung Jawab Utama
Tanggung jawab otoritas yang lebih tinggi atas tindakan bawahannya adalah mutlak. Tanggung jawab untuk melaksanakan suatu tugas, diberikan kepada bawahan oleh atasan dan bawahan melakukan kesalahan, dalam situasi demikian atasan bertanggung jawab kepada atasannya. Dia tidak bisa lepas dari tanggung jawab dengan mengatakan bahwa kesalahan itu dilakukan oleh pekerja tertentu.
7.Prinsip Efisiensi
Struktur organisasi harus memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan dengan biaya serendah mungkin. Struktur organisasi yang efisien beroperasi tanpa membuang sumber dayanya yang langka. Ini memungkinkan penggunaan sumber daya manusia dan bakat mereka secara maksimal.
8.Prinsip Delegasi
Kepala eksekutif, karena keterbatasan yang jelas, tidak dapat melakukan seluruh pekerjaan organisasi itu sendiri dan karenanya dia membutuhkan bantuan dari orang lain untuk mencapai tujuan. Dia membagi seluruh pekerjaan menjadi sejumlah kegiatan dan kelompok kemudian atas dasar kesamaan mereka dan dengan demikian dia menciptakan sejumlah departemen. Delegasi adalah proses di mana mereka diikat bersama dengan membangun hubungan di antara mereka untuk tindakan yang kooperatif dan terintegrasi. Delegasi bisa vertikal atau horizontal.
Proses ini mengikat seluruh struktur organisasi untuk tindakan yang terintegrasi dan kooperatif. Jika pendelegasian wewenang tidak dilakukan dengan hati-hati, keberadaan organisasi berada dalam bahaya dan kekacauan dan kebingungan dapat muncul.
Wewenang dan tanggung jawab harus didelegasikan sejauh mungkin di dalam organisasi yaitu ke tingkat terendah dari organisasi di mana tanggung jawab tertentu dapat dilaksanakan secara efisien. Pendelegasian kewenangan dan desentralisasi kewenangan berarti proses yang sama.
9.Prinsip Kesatuan Komando
Inti dari prinsip ini adalah bahwa seorang pria hanya dapat melayani satu bos. Artinya instruksi dan arahan kepada bawahan harus datang dari satu orang saja. Setiap bawahan harus memiliki satu atasan, yang kepadanya dia harus bertanggung jawab. Ini membantu dalam menghindari konflik dalam perintah dan dalam memperbaiki tanggung jawab. Menurut prinsip ini setiap orang harus bertanggung jawab kepada satu atasan.
Jadi, tidak ada seorang pun dalam organisasi yang memiliki lebih dari satu bos. Ini menjelaskan otoritas – tanggung jawab dan hubungan. Jika seseorang harus melapor hanya kepada satu supervisor, ada rasa tanggung jawab pribadi kepada satu orang untuk mendapatkan hasil. Biarlah seseorang menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu atasan.
10.Prinsip Rentang Kontrol
Jumlah maksimal karyawan atau bawahan yang dapat diawasi secara efektif oleh seseorang dikenal sebagai rentang kendali. Rentang kendali harus dibatasi pada jumlah yang wajar sesuai dengan keadaan. Rentang kendali enam bawahan telah dianggap paling diinginkan. Ada batasan jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efektif oleh seorang manajer. Pengelompokan harus memastikan bahwa setiap supervisor dan manajer tidak dibebani secara berlebihan dengan bawahan.
11.Prinsip Keseimbangan
Harus ada keseimbangan yang wajar dalam ukuran berbagai departemen, antara standarisasi prosedur dan fleksibilitas antara sentralisasi dan desentralisasi. Demikian pula, harus ada keseimbangan antara prinsip rentang kendali dan rantai komando pendek.
12.Prinsip Komunikasi
Jaringan komunikasi yang baik sangat penting untuk kelancaran arus informasi dan pemahaman serta untuk kinerja bisnis yang efektif. Garis otoritas menawarkan saluran berdiri untuk komunikasi ke bawah dan ke atas.
13.Prinsip Kemampuan Pribadi
Orang merupakan sebuah organisasi. Pemilihan, penempatan dan pelatihan yang tepat tidak perlu terlalu ditekankan. Struktur organisasi harus mendorong program pengembangan manajemen dan memastikan penggunaan sumber daya manusia secara optimal.
14.Prinsip Pengecualian
Berdasarkan prinsip pengecualian, keputusan yang berulang harus ditangani secara rutin oleh manajer tingkat bawah, sedangkan masalah yang melibatkan hal-hal yang tidak biasa harus dirujuk ke tingkat yang lebih tinggi. Para eksekutif di tingkat yang lebih tinggi dari sebuah organisasi memiliki waktu dan kapasitas yang terbatas. Mereka tidak boleh direpotkan oleh masalah rutin yang juga bisa ditangani oleh bawahan.
15.Prinsip Fleksibilitas
Struktur organisasi harus fleksibel sehingga penyesuaian yang diperlukan oleh keadaan yang berubah dapat direncanakan dan digabungkan di dalamnya. Organisasi diharapkan menyediakan perangkat built-in untuk memfasilitasi pertumbuhan dan ekspansi tanpa dislokasi. Itu harus bisa beradaptasi dengan keadaan yang berubah. Seharusnya tidak kaku atau tidak elastis.
16.Prinsip Departemen
Ini memungkinkan pembagian kegiatan menjadi kelompok khusus untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi yang baik melibatkan distribusi pekerjaan dan tanggung jawab yang tepat dan sistematis antara kelompok manajerial dan kelompok administratif. Departemen menjaga keseimbangan dan keharmonisan dalam kerja organisasi.
17.Prinsip Pembagian Kerja
Spesialisasi dalam fungsi organisasi diperlukan untuk pencapaian tujuan yang paling efektif. Spesialisasi tergantung pada pembagian kerja. Aktivitas total suatu perusahaan harus dibagi dan dikelompokkan menjadi aktivitas departemen, seksi dan individu untuk memfasilitasi pembagian kerja.
18.Prinsip Kepastian
Setiap aktivitas harus berkontribusi pada tujuan utama atau dasar perusahaan dengan upaya minimum dan efisiensi maksimum di pihak karyawan. Kontribusi ini harus didefinisikan dengan baik dan pasti.
19.Prinsip Disiplin
Disiplin sangat penting dalam semua jenis organisasi. Dalam ketidakhadirannya, sulit untuk mencapai kesuksesan.
20.Prinsip Kesederhanaan
Organisasi harus dibuat sesederhana mungkin agar tidak terjadi kebingungan dan kesalahpahaman di antara atasan dan bawahan.
21.Prinsip Pemisahan Fungsi Lini dan Staf
Fungsi lini harus dipisahkan dari fungsi staf.
22.Prinsip Kontinuitas Operasi
Bentuk organisasi harus sedemikian rupa sehingga memfasilitasi kinerja berkelanjutan dari semua aktivitas yang diperlukan untuk kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan.
23.Prinsip Kepemimpinan
Struktur organisasi harus menciptakan lingkungan atau situasi yang menguntungkan di mana manajer dapat memimpin dan memotivasi bawahannya secara efektif.
24.Prinsip Definisi
Tanggung jawab tugas, wewenang dan hubungan setiap orang dalam struktur organisasi harus didefinisikan dengan jelas dan lengkap sebaiknya secara tertulis.
Seorang individu akan menyelesaikan tugas dalam periode tertentu hanya ketika tanggung jawab untuk tugas itu ditetapkan padanya.
25.Prinsip Penugasan Kerja
Penugasan kerja untuk setiap individu dalam organisasi harus mempertimbangkan kekuatan dan bakat khusus dari individu tersebut. Artinya, seseorang harus diberi tugas yang sesuai dengan kemampuan dan minatnya.
26.Prinsip Partisipasi Karyawan
Karyawan harus didorong untuk berpartisipasi sebanyak mungkin dalam proses pengambilan keputusan. Karyawan diberi pengakuan dan dimotivasi untuk bekerja lebih keras dengan mendorong partisipasi mereka. Namun, terlepas dari partisipasi karyawan dalam proses pengambilan keputusan, tanggung jawab akhir untuk keputusan harus berada pada manajer atau supervisor. [sumber]
Proses Pengorganisasian (Organizing)
Proses pengorganisasian mesti dilaksanakan dengan hati-hati dengan mempertimbangkan beberapa aspek yang berhubungan dengan tahapan pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan serta pembagian tugas bagi masing-masing individu.
Dalam Proses pengorganisasian terdapat lima langkah krusial, yaitu :
- Melakukan penninjauan ulang rencana dan tujuan organisasi untuk melihat aktivitas-aktivitas apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan melaksanakan rencana tersebut.
- Menetapkan aktivitas-aktivitas pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan (mendesain pekerjaan).
- Melakukan klasifikasi atau mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang serupa dan saling berkaitan (departemenisasi).
- Membuat penugasan dan delegasi kewenangan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut (pendelegasian pekerjaan).
- Menyusun hubungan hierarki (vertikal dan horizontal) antar individu dalam organisasi, agar terlihat jelas aliran tanggung jawab dalam pembuatan keputusan dan hubungan koordinasi antar bagian (rentang manajemen atau rantai komando).
Baca juga: Pengertian Manajemen Operasional.
Tujuan Pengorganisasian
Secara umum terdapat beberapa tujuan utama dalam pengorganisasian diantaranya:
1.Membantu mencapai tujuan organisasi
Organisasi digunakan untuk mencapai tujuan keseluruhan perusahaan bisnis. Organisasi memfokuskan perhatian pada tujuan individu terhadap tujuan keseluruhan.
Penggunaan sumber daya secara optimal. Untuk memanfaatkan sumber daya seperti manusia, material, uang, mesin dan metode secara optimal, maka organisasi perlu dirancang dengan baik. Pekerjaan harus dibagi rata dan orang yang memenuhi syarat harus diberi pekerjaan yang tepat untuk mengurangi pemborosan sumber daya dalam suatu organisasi.
2.Menjalankan fungsi manajerial
Perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan dan pengendalian tidak dapat dilaksanakan tanpa organisasi yang tepat.
3.Memfasilitasi pertumbuhan dan diversifikasi
Struktur organisasi yang baik sangat penting untuk mengembangkan kegiatan bisnis. Struktur organisasi menentukan sumber input yang dibutuhkan untuk perluasan suatu kegiatan usaha; organisasi serupa juga penting untuk diversifikasi produk seperti membangun lini produk baru. itu juga merangsang kreativitas dalam manajer dengan pengorganisasian.
4.Perlakuan manusiawi terhadap karyawan
Organisasi harus beroperasi untuk kemajuan karyawan dan tidak boleh mendorong pekerjaan yang monoton karena tingkat spesialisasi yang lebih tinggi.
Sekarang, organisasi telah mengadaptasi konsep modern dari pendekatan sistem berdasarkan hubungan antarmanusia dan membuang pendekatan produktivitas dan spesialisasi tradisional.
Organisasi memiliki berbagai interpretasi
Di sini kita dapat menekankan pada dua istilah yaitu:
- Organisasi dipahami sebagai proses dinamis dan aktivitas manajerial, yang diperlukan untuk menyatukan orang dan mengikat mereka dalam mengejar tujuan bersama. Ini mungkin proses pengorganisasian,
- Kedua, dapat digunakan dalam pengertian, yang mengacu pada struktur hubungan antar posisi pekerjaan, yang dibangun untuk pencapaian tujuan atau sasaran bersama.
Dalam pengertian ini, organisasi dapat dianggap sebagai kendaraan untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi dipertimbangkan dalam pandangan yang berbeda.
Beberapa menganggapnya sebagai jaringan hubungan, cetak biru tentang bagaimana manajemen akan menyukai berbagai fungsi dan aktivitas untuk ditugaskan dan dihubungkan bersama.
Beberapa orang lain melihatnya sebagai sistem sosial, terdiri dari hubungan manusia yang ada di antara orang-orang yang melakukan berbagai jenis kegiatan.
Bagi sebagian orang, organisasi adalah sistem dengan input (seperti manusia, material, uang dan mesin), dan proses di mana produk atau jasa diproduksi. Oleh karena itu, ciri-ciri umum yang dapat kita identifikasi (karakteristik organisasi).
1.Divisi Tenaga Kerja
Ketika total pekerjaan yang terlibat dalam pencapaian tujuan dan sasaran dibagi menjadi aktivitas dan fungsi dan dialokasikan untuk individu atau sekelompok orang, karena keseluruhan pekerjaan mungkin terlalu berat untuk individu atau sekelompok orang, struktur organisasi menjadi ada. Katakanlah misalnya, pemasaran, keuangan, personalia dan produksi, dll.
2.Koordinasi
Setelah fungsi diputuskan dan dialokasikan kepada sekelompok orang atau individu, selanjutnya adalah melihat bahwa semua aktivitas kelompok atau individu harus diarahkan ke tujuan organisasi. Artinya kegiatan menyatu dan harmonis.
3.Pencapaian Tujuan atau Sasaran
Struktur organisasi tidak ada artinya, jika tidak berfungsi dalam misinya untuk mencapai tujuan, itu karena struktur dibingkai sedemikian rupa sehingga pekerjaan dialokasikan untuk tujuan yang berbeda sedemikian rupa sehingga menyatu dan selaras. menuju pencapaian tujuan atau sasaran bersama.
4.Struktur Kewenangan dan Tanggung Jawab
Struktur organisasi terdiri dari berbagai posisi yang diatur dalam hierarki dengan definisi yang jelas tentang wewenang dan tanggung jawab yang terkait dengan masing-masing jabatan tersebut. Sebuah organisasi tidak dapat melayani tujuan atau sasaran tertentu kecuali beberapa posisi ditempatkan di atas yang lain dan diberi wewenang untuk mengikatnya dengan keputusan mereka. Faktanya, struktur organisasi seringkali didefinisikan sebagai struktur hubungan otoritas-tanggung jawab.
Semua pembahasan di atas menegaskan bahwa struktur organisasi adalah struktur jabatan yang diatur dalam hierarki untuk mencapai tujuan bersama melalui spesialisasi dan pembagian kerja.
Konsep Pengorganisasian
Konsep # 1. Mengorganisir sebagai Proses
Menurut konsep pengorganisasian yang pertama, pengorganisasian dianggap sebagai suatu proses. Dengan kata lain, pengorganisasian bukanlah fungsi yang dapat dilakukan dengan satu pukulan, tetapi merupakan rangkaian dari berbagai fungsi. Ini termasuk mendapatkan informasi tentang tujuan, memutuskan berbagai kegiatan dan mengelompokkannya, menentukan kegiatan penting, memberikan wewenang dan tanggung jawab, dll.
Pengorganisasian berkaitan dengan manusia dan perilaku manusia sangat dipengaruhi oleh kondisi kerja, kompetensi dan kapabilitasnya, perubahan lingkungan internal dan eksternal organisasi. Proses pengorganisasian juga harus diubah sesuai dengan perubahan tersebut. Karenanya, pengorganisasian sebagai suatu proses juga dapat digambarkan sebagai elemen dinamis.
Konsep # 2. Pengorganisasian sebagai Struktur Hubungan
Menurut konsep ini, pengorganisasian diperlakukan sebagai struktur hubungan. Di bawah berbagai pos ini dibuat atau ditetapkan dan hubungan timbal balik karyawan yang bekerja di berbagai pos, wewenang dan tanggung jawab mereka ditentukan. Hubungan menentukan siapa yang lebih tinggi dan siapa yang menjadi bawahan. Berbagai jabatan di berbagai departemen organisasi sebagian besar bersifat permanen. Oleh karena itu, organisasi sebagai struktur hubungan disebut elemen statis.
Sebagai struktur hubungan, organisasi dapat terdiri dari dua jenis – pertama organisasi formal, dan kedua, organisasi informal.
Perbandingan antara kedua konsep tersebut:
Sejauh kesamaan antara kedua konsep tersebut diperhatikan, organisasi bisnis dipandang sebagai sekelompok bagian yang berbeda di bawah kedua konsep tersebut.
Bagian-bagian ini berwujud (seperti manusia, material, mesin, dan uang) dan tidak berwujud (seperti otoritas, tanggung jawab, fungsi, dan tujuan). Kedua konsep tersebut menekankan pada pembentukan hubungan antara dua bagian ini.
Sebaliknya, ada perbedaan tertentu antara kedua konsep tersebut. Menurut konsep ‘pengorganisasian sebagai proses’ pengorganisasian adalah fungsi yang berlanjut sepanjang keberadaan perusahaan dan perubahan sedang terjadi di dalamnya.
Di sinilah manusia adalah titik sentralnya. Dengan kata lain, banyak faktor yang mempengaruhinya dan perubahan harus diperkenalkan.
Di sisi lain, menurut konsep ‘pengorganisasian sebagai struktur hubungan’, pos ditetapkan dalam organisasi dan kewenangan serta tanggung jawab masing-masing pos ditentukan. Oleh karena itu, di bawah konsep ini lebih banyak perhatian diberikan pada posting yang stabil daripada laki-laki.
Karakteristik Pengorganisasian
1.Divisi Tenaga Kerja
Menurut Fayol, segala jenis pekerjaan harus dibagi lagi dan diberikan kepada sejumlah orang. Ini membantu membuat pekerjaan dilakukan dengan cara yang lebih sederhana dan efisien. Ini, dengan demikian, mengarah pada spesialisasi dan meningkatkan efisiensi karyawan.
Dengan mengulangi sebagian kecil pekerjaan, individu memperoleh kecepatan dan akurasi dalam kinerjanya. Prinsip ini berlaku untuk tugas teknis dan manajerial.
2.Koordinasi
Orang yang berbeda ditugaskan untuk fungsi yang berbeda, namun semua fungsi ini hanya memiliki satu tujuan, yaitu pencapaian tujuan perusahaan.
Untuk tujuan ini, organisasi harus mengadopsi metode yang memadai untuk memastikan bahwa ada koordinasi yang tepat dari berbagai aktivitas yang dilakukan di berbagai titik kerja.
Ini berarti pembentukan hubungan yang benar dan memadai antara seorang karyawan dan pekerjaannya; satu karyawan dengan lainnya; dan satu departemen atau sub-departemen dengan departemen lain.
3.Sistem Sosial
Semua bagian dari sistem organisasi saling bergantung. Setiap bagian mempengaruhi dan dipengaruhi oleh bagian lain dan juga pada gilirannya oleh sistem secara keseluruhan. Organisasi adalah sistem sosial. Aktivitasnya diatur oleh hukum sosial dan psikologis. Orang yang bekerja dalam suatu organisasi dipengaruhi dalam tindakan dan perilaku mereka oleh kebutuhan sosial dan psikologis mereka.
Dua aspek dari sistem sosial organisasi adalah formal atau resmi dan informal atau tidak resmi. Sistem sosial organisasi bersifat dinamis, dalam arti hubungan antar pribadi dan kelompok di dalamnya terus berubah dan tidak terpendam.
4.Tujuan
Setiap struktur organisasi terikat oleh pencapaian tujuan yang spesifik dan terdefinisi dengan baik. Faktanya, karena tujuan tidak dapat dicapai tanpa organisasi, organisasi tidak dapat bertahan lama tanpa tujuan dan sasaran.
5.Hubungan Koperasi
Suatu organisasi memastikan hubungan kerja sama di antara anggota grup. Itu tidak dapat dibentuk oleh satu orang. Ini membutuhkan setidaknya dua orang atau lebih. Organisasi adalah sistem yang membantu dalam menciptakan hubungan yang bermakna antara orang-orang baik vertikal maupun horizontal.
6.Hierarki yang Ditetapkan dengan Baik
Hirarki bertindak sebagai jalur komunikasi, sekaligus komando, dan menunjukkan pola hubungan antar manusia. Hierarki organisasi mengacu pada pemosisian orang-orang dari level tertinggi hingga peringkat terendah dalam organisasi. Ini juga membantu untuk menentukan otoritas dan tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi / orang.
7.Komunikasi
Meskipun setiap organisasi memiliki saluran dan metode komunikasinya sendiri. Untuk sukses dalam manajemen, komunikasi yang efektif sangat penting. Ini karena manajemen berkaitan dengan bekerja dengan orang lain dan kecuali ada pemahaman yang tepat di antara orang-orang, itu tidak bisa efektif. Saluran komunikasi mungkin formal, informal, ke bawah, ke atas atau horizontal.
8 Fitur Utama Pengorganisasian
Fitur pengorganisasian dijelaskan sebagai berikut:
1.Pembagian pekerjaan
Keseluruhan pekerjaan harus dibagi menjadi banyak bagian untuk kinerja pekerjaan yang efektif. Setiap bagian dari pekerjaan harus dilakukan oleh satu orang atau sekelompok orang. Dengan cara ini, pembagian pekerjaan menghasilkan penciptaan orang-orang yang terspesialisasi.
2.Mencapai tujuan organisasi
Ada kebutuhan koordinasi di antara karyawan dalam organisasi. Pembagian pekerjaan dilakukan dengan tetap melihat tujuan organisasi secara keseluruhan. Proses pengorganisasian dibingkai sedemikian rupa agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan lancar.
3.Struktur otoritas-tanggung jawab
Posisi masing-masing eksekutif ditentukan sehubungan dengan sejauh mana otoritas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya untuk melaksanakan tugasnya. Pengorganisasian mengatur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. Ia mencoba menghadirkan harmoni, otoritas, dan tanggung jawab
4.Pengelompokan kegiatan
Kegiatan perlu dikelompokkan atas dasar tertentu yang didefinisikan dengan baik seperti fungsi, produk, pelanggan, proses, wilayah, dll. Proses pengelompokan ini disebut departemen. Ini membantu dalam mencapai manfaat spesialisasi dan kontrol administratif
5.Prinsip skalar (langkah demi langkah)
Otoritas didelegasikan dari tingkat atas ke tingkat bawah dan tanggung jawab mengalir dari tingkat bawah ke tingkat atas dalam hierarki organisasi. Ketentuan harus dibuat untuk pertanggungjawaban tugas yang diberikan. Setiap karyawan suatu organisasi harus tahu di mana letak akuntabilitasnya.
6.Memasang sistem komunikasi yang baik
Keberhasilan manajemen bergantung pada sistem komunikasi yang efektif. Ini membantu manajemen dengan memberikan informasi tentang tugas, tanggung jawab, wewenang, posisi, dan pekerjaan. Koordinasi dapat dilakukan antar berbagai departemen terkait dengan melakukan pertukaran informasi secara berkala.
7.Fleksibilitas
Proses pengorganisasian harus fleksibel sehingga setiap perubahan dapat dimasukkan jika diperlukan. Ini memastikan kemampuan untuk beradaptasi dan menyesuaikan aktivitas sebagai respons terhadap perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal. Program, kebijakan, dan strategi dapat diubah jika diperlukan jika ketentuan fleksibilitas dibuat dalam proses pengorganisasian.
8.Koordinasi
Koordinasi memastikan kesatuan tindakan dalam realisasi tujuan bersama. Ini adalah pengaturan upaya kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Koordinasi dari berbagai personel dan departemen diperlukan untuk memastikan efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi.
Elemen Dasar Pengorganisasian
4 Elemen Dasar meliputi Pembagian Kerja, Pengelompokan Kegiatan, Pembagian Wewenang dan Koordinasi , berikut penjelasannya.
Elemen # 1. Pembagian Kerja
Ini berarti membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas tertentu dengan tenggat waktu penyelesaiannya. Setelah pekerjaan dibagi, tugas didistribusikan ke berbagai area fungsional organisasi sebagai produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.
Elemen # 2. Pengelompokan Aktivitas
Tugas-tugas tersebut dikelompokkan ke dalam departemen yang berbeda berdasarkan kesamaan fiturnya. Ini disebut departemen.
Bentuk umum departemen adalah sebagai berikut:
1.Departemen Fungsional (Pengelompokan Kegiatan berdasarkan Fungsi yang Dilakukan):
Kegiatan dapat dikelompokkan menurut fungsi (pekerjaan yang sedang dilakukan) untuk mengejar skala ekonomi dengan menempatkan karyawan yang memiliki keterampilan dan pengetahuan bersama ke dalam departemen, misalnya, sumber daya manusia, TI, akuntansi, manufaktur, logistik, dan teknik. Departementalisasi fungsional dapat digunakan di semua jenis organisasi.
2.Departemen Produk (Kegiatan Pengelompokan berdasarkan Lini Produk):
Tugas dikelompokkan menurut produk atau layanan tertentu. Semua aktivitas yang terkait dengan produk atau layanan ditempatkan di bawah satu manajer. Setiap area produk utama di perusahaan berada di bawah otoritas manajer senior yang merupakan spesialis dalam, dan bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan lini produk. Untuk perusahaan sepatu, strukturnya dapat didasarkan pada lini produk seperti alas kaki wanita, alas kaki anak-anak, dan alas kaki pria.
3.Departemen Pelanggan (Kegiatan Pengelompokan berdasarkan Pelanggan Biasa atau Jenis Pelanggan):
Pekerjaan dikelompokkan menurut jenis pelanggan yang dilayani oleh organisasi dengan asumsi bahwa pelanggan di setiap departemen memiliki seperangkat masalah dan kebutuhan yang sama yang paling dapat dipenuhi oleh spesialis. Misalnya, aktivitas penjualan dalam organisasi dapat dipecah menjadi tiga departemen yang melayani rekening ritel, grosir, dan pemerintah.
4.Departemen Geografis (Pengelompokan Kegiatan berdasarkan Wilayah):
Jika pelanggan tersebar secara geografis, pekerjaan dapat dikelompokkan berdasarkan lokasi geografis. Misalnya, struktur organisasi perusahaan dapat mencerminkan operasinya di dua wilayah geografis yang luas – sektor nasional dan sektor internasional. Sektor nasional dapat dibagi lagi menjadi zona utara, zona selatan, zona timur dan zona barat.
5.Departemen Proses (Pengelompokan Aktivitas berdasarkan Produk atau Layanan atau Arus Pelanggan):
Proses departementalisasi memungkinkan kegiatan yang homogen untuk dikategorikan dalam satu departemen karena setiap proses membutuhkan keahlian yang berbeda. Misalnya, pelamar mungkin perlu melalui beberapa departemen yaitu validasi, perizinan dan perbendaharaan, sebelum menerima SIM. Setiap departemen menjaga urutan proses tertentu yang meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses tersebut.
Elemen # 3. Distribusi Otoritas
Setelah departemen dibuat, anggota diberi wewenang untuk melakukan tugas yang diberikan. Otoritas menentukan kebijaksanaan karyawan atas pekerjaannya.
Dalam struktur organisasi yang dirancang secara formal , perilaku karyawan terikat oleh aturan, peraturan, dan kebijakan, tetapi dalam struktur organisasi yang relatif kurang formal, mereka memiliki banyak kebebasan dalam memutuskan bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka.
“Otoritas adalah kekuatan sah dari supervisor untuk mengarahkan bawahan untuk mengambil tindakan dalam lingkup posisi supervisor.”
Elemen # 4. Koordinasi
Ketika orang melakukan tugas yang diberikan kepada mereka di tingkat yang berbeda di departemen yang berbeda, harus dipastikan bahwa tugas tersebut terkait satu sama lain dan bertujuan untuk tujuan yang bersatu.
Ini membutuhkan koordinasi di antara tugas semua anggota organisasi. Koordinasi adalah tindakan pengorganisasian, membuat orang atau benda yang berbeda bekerja bersama untuk suatu tujuan atau upaya untuk memenuhi tujuan yang diinginkan dalam organisasi. Merupakan fungsi manajerial yang bertujuan untuk mengatur dan menghubungkan aktivitas bisnis.
5 Langkah Penting Dalam Pengorganisasian
Penentuan Tujuan, Penghitungan Kegiatan, Klasifikasi Kegiatan dan Beberapa Lainnya
Pertama tujuan dan sasaran dipahami dan kemudian membagi pekerjaan ke dalam kelompok fungsional menjadi unit praktis dari kegiatan serupa.
Kemudian setiap kelompok / departemen berada di bawah seorang manajer, yang memiliki pengetahuan dan kemampuan fungsional terkait. Manajer ini akan menjaga pekerjaan departemen tertentu, dengan memelihara hubungan organisasi dengan manajer departemen lain untuk bekerja menuju tujuan atau sasaran perusahaan.
Manajemen puncak harus secara jelas menentukan tugas semua manajer departemen, dengan menyediakan sumber daya yang diperlukan.
Dalam kata-kata Terry “Pengorganisasian adalah pembentukan hubungan perilaku yang efektif di antara orang-orang kerja yang dipilih, dan tempat kerja agar kelompok dapat bekerja sama secara efektif.”
Pengorganisasian adalah fungsi manajerial dan fungsi pengorganisasian ini dikenal sebagai proses organisasi. Berorganisasi adalah menyelaraskan, mengoordinasikan, atau mengatur secara logis dan teratur.
Membuat pembagian kerja yang rasional menjadi kelompok-kelompok kegiatan dan menyatukan posisi-posisi yang mewakili pengelompokan kegiatan untuk pencapaian tujuan yang diinginkan adalah fungsi manajemen dan fungsi ini dikenal sebagai pengorganisasian.
Berbagai langkah yang terlibat dalam proses ini adalah:
Langkah # 1. Penentuan Tujuan
Bisnis apa pun didirikan atau dimulai oleh pengusaha untuk mencapai beberapa tujuan. Tujuan ini harus dinyatakan dengan jelas untuk memahami tujuan dan keberadaan bisnis itu sendiri. Bergantung pada tujuan, pekerjaan yang akan dilakukan diputuskan dan dibagi ke dalam kelompok dan diatur secara tertib. Artinya, organisasi dibangun di sekitar tujuan; karenanya menentukan tujuan adalah langkah pertama dalam membangun sebuah organisasi.
Langkah # 2. Penghitungan Aktivitas
Pekerjaan yang menjadi perhatian industri dibagi menjadi aktivitas penting. Misalnya, dibagi menjadi produksi, pembiayaan, pembelian, pemasaran, personel, seperti bijaksana.
Langkah # 3. Klasifikasi Aktivitas
Langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan kegiatan menurut kesamaan dan tujuan serta fungsi bersama dengan mempertimbangkan sumber daya manusia dan material yang tersedia. Untuk setiap kelas kegiatan akan ada jurusan dan untuk setiap sub kelas akan ada bagian jurusan dan lain sebagainya. Misalnya, pemasaran dapat menjadi satu departemen, di mana pengepakan, pengiriman, penjualan, layanan konsumen, dll. Dapat menjadi bagian.
Langkah # 4. Menyesuaikan Individu ke dalam Fungsi
Setelah departemen dan pembentukan bagian selesai, setiap bagian harus dialokasikan ke bawahan dan setiap departemen harus dialokasikan ke satu eksekutif. Oleh karena itu, tugas selanjutnya adalah menetapkan orang yang cocok dan berkualifikasi serta mampu untuk menyesuaikan diri dengan kegiatan ini. Aturannya adalah pasak tepat di lubang kanan. Setiap orang dalam kelompok diberi tugas khusus dan dibuat bertanggung jawab dengan benar dan efektif. Langkah ini terdiri dari penunjukan pekerja dan mendefinisikan tanggung jawab mereka masing-masing.
Langkah # 5. Penugasan Otoritas untuk Tindakan
Sekarang orang yang cocok disesuaikan dengan pekerjaannya masing-masing dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan itu. Ia hanya dapat melanjutkan untuk melakukan pekerjaan tersebut, jika ia diberi kewenangan yang memadai untuk melanjutkan pekerjaan tersebut.
Wewenang pendelegasian untuk mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan bagian pekerjaan yang ditugaskan adalah langkah berikutnya dalam organisasi. Begitu wewenang diberikan, manajer yang bersangkutan akan memiliki kekuasaan untuk memerintah bawahannya dan menyelesaikan pekerjaannya.
Semua hal di atas mendukung definisi organisasi yaitu Organisasi mencakup tugas menunjuk departemen dan personel yang akan menjalankan pekerjaan, mendefinisikan fungsi mereka dan menentukan hubungan yang akan ada antara departemen dan individu.
7 Praktek Penting Pengorganisasian
Organisasi tidak statis tetapi dinamis. Banyak organisasi bisnis telah hidup lama sekali. GE, The Hindu dan banyak organisasi serupa yang masih berfungsi dengan kekuatan dan pengakuan memberikan kesaksian akan hal ini.
Konsep seperti “manajemen perubahan” dan “organisasi pembelajaran” meliputi semua organisasi dan organisasi yang telah lama berdiri hingga saat ini dengan struktur yang sama sekali berbeda.
Kegiatan organisasi memperluas dan merestrukturisasi desain dan mengkonfigurasi hubungan otoritas sesuai perubahan kebutuhan akan terjadi. Ini adalah aktivitas berkelanjutan di setiap organisasi.
Manajemen organisasi yang efektif dan efisien diharapkan sepanjang hidup mereka. Praktik-praktik seperti desentralisasi, mempertimbangkan rentang manajemen, rantai komando, kesatuan komando, pendelegasian dan pemberdayaan, merancang struktur dan mengkonfigurasinya, membentuk departemen sesuai arahan, merumuskan komite, menyiapkan manual telah menjadi urutan di setiap perusahaan.
Tren dan praktik ini dianalisis secara singkat dalam paragraf berikut:
1.Rantai Komando
Konsep ini menunjukkan aliran otoritas. Ini adalah sistem di mana otoritas mengalir dari atas melalui serangkaian posisi eksekutif di mana setiap manajer fungsional bertanggung jawab kepada atasan langsung. Ini adalah struktur tentang pengambilan keputusan yang menunjukkan.
Alur tanggung jawab dari level otoritas yang lebih tinggi ke level yang lebih rendah. Konsep ini berawal dari operasi pertahanan. Dalam hierarki militer, suksesi komandan dari atasan ke bawahan, perintah dilaksanakan.
Ini adalah rantai otoritas berkelanjutan yang menghubungkan pekerja paling junior dengan para petinggi.
Konsep rantai komando pertama kali diperkenalkan ke teori manajemen oleh Henry Fayol di bawah salah satu dari empat belas prinsip, yang dikemukakannya, yaitu, “Rantai Skalar”.
Menurut prinsip ini, orang-orang di puncak organisasi memiliki semua otoritas dan otoritas individu lainnya diturunkan sesuai dengan posisi relatif mereka dalam hierarki.
Dengan demikian, rantai komando yang dipraktikkan dalam struktur militer diperluas ke organisasi. Dalam konteks organisasi, ini berarti bahwa perintah atau perintah mengalir dari atas ke bawah hingga pekerja terakhir dalam organisasi.
Orang atau manajer lini yang menerima perintah dari atasan langsung mereka hanya bertanggung jawab kepada mereka dan mereka biasanya tidak memiliki hubungan langsung dengan manajemen puncak.
Misalkan, dua unit atau lebih berfungsi dan perintah diberikan kepada kedua unit dari satu petugas unit. Aliran otoritas dari eksekutif satu unit tidak bisa langsung terjadi. Ini harus melewati kepala unit unit lain kecuali dalam keadaan yang diizinkan.
Alur perintah hanya terjadi pada jalur yang bersangkutan dan bukan pada jalur yang diadopsi untuk tujuan khusus seperti perawatan kesehatan, olah raga, dan lain-lain, aktivitas organisasi. Jika ada perintah yang akan dieksekusi di unit ini, itu harus dikirim ke kepala unit dalam bentuk permintaan untuk mengimplementasikannya atau harus dikirim melalui kelas atas.
Jadi, rantai komando adalah aliran kewenangan dari atas ke bawah dalam bentuk tertulis. Konsep yang berasal dari operasi militer, diperluas ke organisasi. Ini menunjukkan himpunan hubungan tentang siapa yang memberi arahan kepada siapa dan siapa melapor kepada siapa.
2.Kesatuan Komando
Konsep ini berfokus pada “satu perintah” untuk satu masalah dan bukan multi-perintah. Dalam organisasi hierarkis, yang bersifat piramida. Orang yang bertanggung jawab atas suatu fungsi (produksi, keuangan, dll.)
Menerima perintah dari atas dan harus mengikutinya secara implisit. Inti dari kesatuan komando adalah bahwa “tidak ada bawahan yang harus melapor kepada lebih dari satu atasan”. Menerima dua perintah dari dua bos untuk satu aktivitas akan menghambat pelaksanaan aktivitas itu. Ini adalah salah satu prinsip yang dikemukakan oleh Henry Fayol.
Jika banyak bos memberi perintah kepada satu individu, situasinya mengarah pada kebingungan dan kekacauan. Karena perintah mungkin bertentangan dan mungkin bertentangan satu sama lain.
Oleh karena itu, seorang bawahan harus melapor kepada satu atasan saja. Dua bos tidak lebih baik dari satu.
3.Rentang Kontrol
Istilah ‘rentang manajemen’ juga disebut sebagai rentang kendali, rentang pengawasan, rentang wewenang atau rentang tanggung jawab. Ini menunjukkan jumlah orang yang dapat dikelola oleh seorang manajer secara efektif.
Kemampuan seorang manajer untuk mengelola sejumlah besar bawahan dibatasi oleh waktu dan energinya. Untuk memungkinkannya memberikan perhatian pribadi pada prestasi kerja, dia harus memiliki sejumlah bawahan yang dapat diatur.
Jika manajer dibuat untuk mengawasi sejumlah besar bawahan, dia tidak hanya akan mengalami ketegangan mental dan fisik; tetapi juga pengawasannya mungkin menjadi tidak efektif.
Artinya, ia tidak akan dapat memberikan hasil yang memuaskan, konsep span of management memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kinerja suatu perusahaan secara keseluruhan dan oleh karena itu kepentingannya telah diakui oleh para ahli manajemen modern.
4.Delegasi dan Pemberdayaan
Delegasi
Ini adalah konsep yang berkaitan dengan pembagian kerja dan efektivitas organisasi. Ketika organisasi tumbuh, terlepas dari ukurannya, aktivitas tidak dapat dikelola oleh satu bos. Khususnya di rumah bisnis menengah dan besar, banyak tingkat manajemen berlaku.
Pimpinan atau manajer di tingkat ini harus memiliki tanggung jawab dan akuntabilitas otoritas untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka. “Delegasi” mengacu pada ini.
Delegasi adalah proses pemberian kekuasaan atau penugasan kepada seseorang atau otoritas langsung yang lebih rendah sehingga orang yang menerima wewenang tersebut bertanggung jawab atas sebagian dari apa yang biasanya mereka lakukan.
Ketika wewenang didelegasikan kepada siapa pun untuk melakukan tugas tertentu, orang tersebut harus secara ketat mengikuti seperangkat aturan atau protokol untuk melakukan tugas tersebut.
Orang-orang tersebut tidak dapat mengambil keputusan independen apa pun, kecuali bahwa keputusan tersebut berada dalam kerangka kewenangan yang disetujui dan didelegasikan. Inovasi pribadi yang menyimpang dari aturan yang telah ditetapkan, tidak dapat dilaksanakan tanpa persetujuan atasan.
Delegasi terdiri dari aspek-aspek berikut:
- Penetapan hak dan kewajiban kepada orang yang tepat.
- Beri wewenang untuk melakukan tugas.
- Waktu harus diatur untuk menyelesaikan tugas.
- Tugas kritis harus didiskusikan dan tidak boleh didelegasikan untuk dilakukan secara rutin.
Pemberdayaan
Saat ini, revolusi sedang berlangsung mengenai efektivitas organisasi. Organisasi menyadari bahwa kontrol yang lebih ketat, tekanan yang lebih besar, pekerjaan yang lebih jelas, dan pengawasan yang lebih ketat seperti yang ditemukan dalam delegasi mungkin tidak berfungsi sepenuhnya untuk mencapai tujuan.
Perhatian bergeser ke kebutuhan karyawan untuk mengambil tanggung jawab pribadi demi kesuksesan bisnis dan karenanya pemberdayaan.
Pemberdayaan dapat diartikan sebagai “sesuai dengan kewenangan resmi atau kekuatan hukum bagi seseorang untuk melakukan tugas secara mandiri dengan kekuatan dan keyakinan atas inisiatifnya sendiri”.
Pemberdayaan menanamkan rasa kekuasaan pada pelaku saat dia mendapatkan otoritas pengambilan keputusan. Ini menciptakan peluang bagi mereka yang memiliki kompetensi untuk mengambil keputusan independen.
Ini lebih berkaitan dengan memberi seseorang lebih banyak kendali atas kehidupan atau situasi mereka sendiri. Pemberdayaan membuat karyawan menjadi mitra penuh dalam proses pengambilan keputusan dan memberi mereka alat dan penghargaan yang diperlukan.
Pekerjaan membutuhkan nilai bersama, menganalisis situasi yang identik atau khas, mengidentifikasi solusi yang masuk akal dan mendefinisikan akal sehat sebagai nilai.
Memberdayakan adalah proses “Mentor-Mentee”. Sebagai seorang mentor, pemimpin memberikan tugas kepada pekerja yang kompeten untuk bekerja secara mandiri dan memantau perkembangannya. Namun, aktivitas kritis tertentu tidak dapat diberdayakan dan hanya dapat didelegasikan.
Pemberdayaan memungkinkan pemain untuk mengambil posisi kepemimpinan tetapi dia bekerja di bawah mentor. Melalui Empowerment, potensi individu diubah menjadi produktivitas. Pemberdayaan adalah blok bangunan dari manajemen progresif. Dalam proses ini, “Kekuasaan” adalah sumber daya tak terbatas yang tidak diberikan oleh manajer otoriter.
Seorang pemimpin yang memberdayakan rakyatnya bukan membangun pekerjaan yang hebat, tetapi membangun yang hebat adalah orang-orangnya. Ketika orang diberdayakan, mereka akan mampu mengambil alih tanggung jawab atas tugas yang harus mereka lakukan. Pemimpin tidak perlu hadir selama menjalankan tugas seperti dalam kasus pendelegasian.
Keputusan untuk memberdayakan karyawan tergantung pada sifat tugas yang akan diberikan. Jika orang yang kompeten tidak tersedia, tugas harus didelegasikan.
Pemberdayaan menyadari dan merekonseptualisasikan hubungan antara tugas, prestasi dan keterhubungan. Ini dapat berfungsi untuk menghidupkan kembali semangat ingatan dan berfokus pada kinerja pesaing kita sambil mencari yang lebih baik untuk hidup bersama.
Pemberdayaan telah menjadi blok bangunan manajemen progresif. Dalam proses ini “kekuatan” diidentifikasikan sebagai sumber daya yang tidak terbatas. “Semakin banyak kekuatan yang Anda berikan, semakin banyak kekuatan yang Anda miliki” telah menjadi diktum.
Manajer otoriter tidak suka memberikan lebih banyak kekuasaan kepada karyawan mereka. Karena itu, pemberdayaan menjadi lambat. Tetapi karyawan yang diberdayakan yang mendapatkan kekuasaan dalam situasi yang sebelumnya tidak berdaya memiliki perasaan kendali dan kemanjuran diri.
Karena pemberdayaan muncul sebagai urutan hari, manajemen harus menyediakan lebih banyak alat dan teknik kepada karyawan mereka untuk membuat mereka diberdayakan.
5.Desentralisasi
Ketika organisasi tumbuh, banyak masalah muncul terkait administrasi. Otoritas tidak dapat dipusatkan ketika organisasi sedang memperluas kewenangan harus menyebar ke tingkat yang lebih rendah untuk kelancaran fungsi kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan menjadi mudah di semua tingkatan, jika otoritas mengalir ke bawah. Proses penyebaran kewenangan ke tingkat pemerintahan yang lebih rendah disebut “Desentralisasi”.
“Desentralisasi” berarti pengalihan wewenang dan tanggung jawab untuk kelancaran kegiatan organisasi. Ini dapat diterapkan pada semua jenis organisasi termasuk pemerintah. Ini adalah konsep multifaset yang kompleks. Jenis desentralisasi yang berbeda harus dibedakan. Karena setiap jenis memiliki fitur, implikasi kebijakan, dan kondisi keberhasilannya sendiri. Jenis-jenisnya meliputi, politik, administrasi, fiskal dan organisasi. Analisis kami dibuat dalam konteks organisasi.
Dalam desentralisasi, proses pengambilan keputusan tersebar atau deregularisasi. Tapi ini masalah derajat. Dalam struktur organisasi, jika level manajerial lebih banyak, desentralisasi kewenangan juga akan lebih banyak. Jika level atau subunit lebih otonom, maka desentralisasi akan menjadi yang paling efektif. Dalam situasi seperti itu, analisis biaya-manfaat dapat dilakukan secara independen.
Biaya diatur oleh – (i) persepsi manajer untuk melihat divisi mereka dan menurunkan kembali keseluruhan tujuan organisasi, (ii) duplikasi layanan yang mahal dan (iii) peningkatan biaya untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pengajuan.
6.Desain dan Konfigurasi Organisasi
Untuk merancang berbagai jenis struktur, faktor-faktor tertentu yang mempengaruhi harus dipertimbangkan. Sungguh menantang untuk merancang struktur organisasi yang efektif dan bisa diterapkan. Perancang harus memperhatikan atribut seperti – (i) keselarasan budaya, (ii) transparansi dan (iii) komunikasi untuk memiliki struktur yang tertata dengan baik.
Selain tiga atribut dasar ini, (i) retensi bakat dan (ii) tujuan organisasi dan visi yang terdefinisi dengan baik harus dipertimbangkan dalam merancang.
Tantangan dan kendala juga diidentifikasi dalam penyusunan struktur. Aspek-aspek ini dibahas secara luas dengan pemangku kepentingan untuk memahami intensitas setiap atribut di seluruh pengaturan yang diusulkan. Ini akan memudahkan desainer untuk menghasilkan struktur terbaik.
7.Mendesain Aspek Lain
Meskipun struktur fundamental dan tradisional bertindak sebagai dasar untuk menunjukkan peran, tanggung jawab, dan hubungan otoritas untuk mengembangkan struktur organisasi saat ini, banyak perangkat lunak telah muncul untuk merancang struktur yang disesuaikan.
Varietas templat yang menunjukkan struktur berbeda telah dirancang. Setiap struktur yang ditunjukkan dalam template dapat diadopsi sesuai untuk diadopsi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Salah satu templat tersebut ditampilkan di sini untuk memahami kemungkinan struktur yang dapat digambar.
