Jelaskan Pengertian Efektivitas dan Efisiensi dalam Manajemen Menurut Pendapat Anda

Jelaskan pengertian efektivitas dan efisiensi dalam manajemen menurut pemahaman Anda!

Pemahaman sederhana dari efektivitas (efektif) berkaitan dengan waktu untuk mencapai tujuan. Sedangkan efisien berhubungan dengan cara menggunakan sumber daya yang dimiliki (biaya) untuk mendapatkan hasil maksimal.

Singkatnya, efektif berhubungan dengan waktu yang digunakan sedangkan efisien berhubungan dengan sumber daya (biaya) yang digunakan.

Artikel terkait: Pengertian Bisnis Menurut Pendapat Ahli.

Terdapat 4 variasi untuk kedua hal ini diantranya:

Efektif dan efisien: waktu penyelesaian cepat dan biaya yang digunakan hemat.

Efektif tapi tidak efisien: tujuan dapat dicapai namun biaya cukup tinggi.

Tidak efektif tetapi efisien: tujuan lambat proses pencapaiannya bahkan mengarah ke tidak tercapai tetapi  dengan biaya yang sangat minimal. Biasanya diakibatkan oleh cara yang digunakan kurang jelas.

Tidak efektif dan tidak efisien: tujuan sangat lambat pencapaiannya, bahkan cenderung tidak tercapai, tetapi dengan biaya yang sangat tinggi. Biasanya pekerjaan tidak dilakukan dengan cara yang benar (tahapan) dan tanpa memperhitungkan biaya.

 

Pengertian Efektivitas dan Efisiensi Dalam Manajemen

Dikutip dari laman salamadian.com, Pengertian efektif adalah cara mencapai suatu tujuan dengan pemilihan cara yang benar dari beberapa alternatif, kemudian mengimplimentasikan pekerjaan dengan tepat dengan waktu yang cepat.

Pengertian efisien adalah cara untuk mencapai suatu tujuan dengan penggunaan sumber daya yang minimal namun hasil maksimal. Sumber daya diolah dengan bijak dan hemat sehingga uang, waktu dan tenaga tidak banyak terbuang.

EFEKTIVITAS MANAJERIAL:

Efektivitas manajer diukur dalam efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.

EFISIENSI MANAJERIAL:

Efisiensi manajerial adalah proporsi total sumber daya organisasi yang berkontribusi terhadap produktivitas selama proses pembuatan.

Semakin tinggi proporsi ini, semakin efisien manajer. Semakin banyak sumber daya yang terbuang atau digunakan selama proses produksi, semakin efisien manajer.

Efektivitas dan Hasil

Efektivitas adalah tingkat hasil dari tindakan karyawan dan manajer. Karyawan dan manajer yang menunjukkan efektivitas di tempat kerja membantu menghasilkan hasil berkualitas tinggi. Ambil, misalnya, seorang karyawan yang bekerja di lantai penjualan. Jika dia efektif, dia akan melakukan penjualan secara konsisten.

Jika dia tidak efektif, dia akan berjuang untuk membujuk pelanggan untuk melakukan pembelian.

Perusahaan sering mengukur efektivitas dengan melakukan tinjauan kinerja. Efektivitas tenaga kerja memiliki dampak yang sangat besar pada kualitas produk atau layanan perusahaan, yang seringkali menentukan reputasi dan kepuasan pelanggan perusahaan.

Efisiensi dan Tugas

Efisiensi di tempat kerja adalah waktu yang diperlukan untuk melakukan sesuatu. Karyawan dan manajer yang efisien menyelesaikan tugas dalam waktu sesedikit mungkin dengan sumber daya seminimal mungkin dengan memanfaatkan strategi penghematan waktu tertentu.

Karyawan dan manajer yang tidak efisien mengambil jalan panjang. Sebagai contoh, misalkan seorang manajer berusaha untuk berkomunikasi secara lebih efisien.

Dia dapat mencapai tujuannya dengan menggunakan email daripada mengirim surat kepada setiap karyawan.

Efisiensi dan efektivitas saling eksklusif. Manajer atau karyawan yang efisien tidak selalu efektif dan sebaliknya. Efisiensi meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu dan uang.

Artikel lain: Penjelasan Fungsi Manajemen Menurut Para Ahli.

 

Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi

Untuk memudahkan kita dalam membedakan keduanya, kami akan membuat ilustrasi dalam bentuk table, simak terus

EFEKTIF	EFISIEN
Orientasi pada Tujuan	Orientasi pada Tujuan
Memilih cara tercepat untuk mencapai tujuan	Memilih cara terhemat untuk mencapai tujuan
Waktu pengerjaan lebih singkat karena ketersediaan sumber daya dll.	Waktu pengerjaan lebih lama karena sumber daya yang dipangkas.
Biaya yang dikeluarkan cenderung tinggi	Biaya yang dikeluarkan cenderung hemat.
Berhubungan dengan waktu pengerjaan.	Berhubungan dengan biaya pengerjaan.

 

Ilustrasi Efektivitas dan Efisiensi

Ilustrasi 1: Produk A dibuat dengan tenaga manusia, memakan waktu 20 menit (tidak efektif), biaya 45.000 (efisien). Membeli dari Produsen lain, waktu yang dibutuhkan 15 menit (efektif) harga 55.000 (tidak efisien).

Jika menggunakan mesin, butuh waktu 15 menit (efektif), dengan biaya produksi 45.000,- (efisien), Maka alternative yang dipilih adalah melakukan investasi dengan membeli mesin produksi.

Ilustrasi 2: Perjalanan ke kentor cabang A menggunakan Bus Ekonomi, biaya 250.000, (efisien) waktu tempuh 6 jam (tidak efektif). Jika Menggunakan pesawat, biayanya 1.500.000 (tidak efisien) dan waktu tempuh 1,5 jam (Efektif). Menggunkan Mobil Travel, biayanya  400.000 (efisien) dan waktu tempuh 5 jam (efektif). Maka alternative yang dipilih adalah menggunakan Mobil Travel.

Artikel lain: Definisi Ilmu Ekonomi Menurut Para Ahli.

 

Cara Bekerja yang Efektif dan Efisien

Jika Anda seorang manajer atau professional, maka bekerja yang efektif dan efisien wajib Anda terapkan. Dalam manajemen atau manajerial, kedua hal ini selalu menjadi tuntutan yang wajib dipenuhi.

Seorang pakar bernama Dunia kerja dan produktivitas bernama Grace Marshall memaparkan 10 cara bekerja lebih efisien. Seperti dikutip dari kompas.com, berikut pemaparannya.

Fokus

Alokasikan waktu penuh untuk lebih memperhatikan pekerjaan yang ada. Cobalah untuk lebih fokus dan memberi energi pada satu pekerjaan.

Gangguan adalah musuh terbesar

Banyak hal yang sering mengalihkan perhatian. Baik itu mengobrol di ponsel, masalah terbaru di situs berita, atau mengobrol dengan teman di ruang kerja. Kurangi gangguan semacam ini, dan sebisa mungkin jangan terpengaruh.

Contohnya dengan mematikan ponsel, notifikasi media sosial, atau email yang tidak penting. Berkonsentrasi pada yang dihadapi sehingga tidak mudah terganggu.

Multitasking hanyalah mitos

Jika seseorang mengatakan setiap orang harus dapat melakukan banyak hal pada satu waktu, asumsi ini hanyalah mitos. Faktanya adalah seseorang akan dapat fokus dan melakukan maksimal satu hal secara bergantian. Jadi jangan coba-coba berpikir untuk bisa menyelesaikan banyak hal sekaligus.

Buat daftar

Saat di kantor, cobalah membuat daftar tugas yang harus diselesaikan. Baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Membuat daftar kerja ini akan membuat semuanya lebih efisien karena membuat Anda fokus dan siap secara mental.

Jangan menunda-nunda pekerjaan

Seringkali karena Anda mengambil tugas dengan ringan, Anda kemudian menunda waktu untuk melakukannya. Dua menit lagi, lima menit lagi, dan seterusnya, sampai akhirnya lupa selesai.

Akibatnya, ada banyak waktu yang terbuang. Cobalah untuk melakukannya sekarang, ketika Anda ingat dan sesuai jadwal.

Buat pengingat daftar pekerjaan di rumah

Jika ada daftar pekerjaan yang harus dilakukan di kantor, mengapa tidak membuat pengingat ketika Anda di rumah? Namun, ini hanya pengingat, saat membuat data tambahan. Jika perlu, Anda tidak perlu sulit untuk mencari tahu atau kembali ke kantor.

Cerdas membuat keputusan

Ada beberapa pekerjaan yang mungkin datang tiba-tiba dan membutuhkan kecerdasan dalam mengambil keputusan. Dengan bekerja lebih efisien, akan lebih mudah untuk membuat keputusan, bahkan dalam waktu singkat.

Gunakan pengingat waktu

Di setiap jenis pekerjaan atau tugas, cobalah untuk mengingatkan waktu kapan tugas itu dapat diselesaikan. Dengan cara ini ada lebih banyak konsentrasi yang dicurahkan, dan Anda mencoba untuk realistis tanpa penundaan.

Ruang kerja yang nyaman

Beberapa orang membutuhkan ruang yang nyaman untuk melakukan tugas mereka. Jadi mengapa tidak membuatnya sendiri? Buat diri Anda senyaman mungkin sehingga Anda dapat menyelesaikannya segera, dan selesai tepat waktu.

Jelaskan detailnya

Jika jumlah pekerjaan membuat Anda stres, cobalah untuk memecah satu per satu. Dengan membuatnya terperinci dan terlihat mudah, semua pekerjaan tampaknya tidak berlebihan dan Anda lebih antusias untuk menyelesaikannya.

Nah, demikianlah penjelasan singkat yang dapat kami sampaikan, mudah-mudahan dapat membantu Anda memahami pengertian efektivitas dan efisiensi dalam manajemen. Selanjutnya, silahkan Anda praktekan dalam pekerjaan Anda.