Apa itu manajemen perkantoran? Pengertian manajemen perkantoran merupakan proses perencanaan, desain, pelaksanaan pekerjaan dalam suatu organisasi dan kantornya.
Manajemen perkantoran juga merupakan seni dalam merencanakan, mengatur, merancang, mengendalikan karyawan, dan mengatur kegiatan untuk mencapai misi, visi, dan tujuan perusahaan.
Ketika kita berbicara tentang manajemen perkantoran, fokus utamanya adalah efisiensi kantor dan semua aspek yang menjadi faktor dalam kinerja kerja kantor yang efektif. Manajemen perkantoran melibatkan koordinasi kegiatan kantor dan membantu menjaga kepuasan karyawan.
Kata kuncinya di sini adalah efisiensi dan efektivitas ketika bisnis dikelola dengan benar, ada kendali atas aktivitas kantor, pengurangan biaya perusahaan, karyawan yang bahagia, dan koordinasi semua aktivitas perusahaan. Hal ini dapat diterapkan pada level strategis, taktis, dan bahkan pada level operasional.
Manajemen perkantoran menciptakan lingkungan kerja yang terfokus, membimbing dan mengkoordinasikan aktivitas personel di kantor untuk mencapai tujuan bisnis. Kegiatan ini dievaluasi dan disesuaikan untuk meningkatkan dan menjaga efisiensi, efektivitas, dan produktivitas.
Fokus dari definisi ini adalah pada personel, karena jalan menuju tempat kerja yang efisien diaspal dengan pekerja keras, individu yang dikelola secara efisien. Manajer bertanggung jawab atas ruang meja, persediaan, anggaran kantor atau administrasi, pelatihan staf, mengatur perjalanan, dan mengelola staf fasilitas lainnya.
Manajer yang sukses di bidang apa pun harus memahami perilaku dan kebutuhan karyawannya, sehingga mereka dapat mempelajari cara terbaik untuk memotivasi pekerjanya dengan insentif yang sesuai.
Manajemen Perkantoran bertujuan untuk meningkatkan fokus dan perhatian personel kantor terhadap tugas dan tanggung jawabnya. Termasuk didalamnya memotivasi dan menginspirasi karyawan untuk mencapai tenggat waktu yang diinginkan.
Hal ini merupakan faktor fundamental yang berkontribusi bagi suksesnya pengelolaan pekerjaan di kantor. Tidak hanya itu, aktivitas dan karyawan perlu dievaluasi untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya.
Baca juga: Manajemen Komunikasi.
Daftar isi
Diatas kita sudah membahas secara ringkat tentang definisi umum dari manajemen perkantoran. Lebih lanjut kita akan membahas definisi yang dikemukakan oleh para ahli, berikut penjelasannya:
1.Edwin Robinson dan William Leffingwell
Menurut pendapat Edwin Robinson dan Wiliam Leffingwell, pengertian manajemen Perkantoran merupakan proses perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
2.George R. Terry
Menurut pendapat George R. Terry, pengertian Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
3.Millis Geoffrey
Menurut pendapat Milis Geoffrey, pengertian Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
4.Rifhi Siddiq
Menurut pendapar Rifhi Sidiq, pengertian Manajemen perkantoran merupakan suatu metode yang dilakukan dengan memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan perkantoran yang telah direncanakan sebelumnya.
5.W.H. Evans
Menurut pendapat Evans, “Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.”
6.Wikipedia
Dikutip dari laman wikipedia, definisi manajemen kantor adalah profesi yang melibatkan desain, pelaksanaan, evaluasi, dan pemeliharaan proses kerja di dalam kantor atau organisasi lain, untuk menopang dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Baca juga: Pengertian Manajemen Administrasi.
Tujuan Manajemen Perkantoran
Mari kita coba memahami tujuan utama Manajemen perkantoran. Ini selanjutnya akan membantu untuk mendukung pentingnya dan kritisnya masalah tersebut. Berikut ini tujuan dari manajemen perkantoran adalah:
1.Menyederhanakan alur kerja
Sebuah program atau pertunangan di kantor terdiri dari serangkaian aktivitas atau tugas. Eksekusi yang mulus dan mulus dari seluruh alur kerja memperbesar faktor efisiensi.
Untuk memastikan hasil seperti itu, tata kelola dan kontrol proyek yang kuat sangat penting. Manajemen dan kepemimpinan harus kuat dan cukup kuat untuk membimbing dan mengarahkan seluruh tim ke jalur kesuksesan.
2.Kolaborasi dan Koordinasi
Faktor vital dan kriteria kunci sukses dalam hal pertumbuhan perusahaan di masa depan. Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal untuk mencegah ambiguitas dan pemutusan hubungan merupakan tujuan penting dari manajemen kantor.
Koordinasi lebih lanjut antara berbagai departemen dan unit bisnis untuk mencegah miskomunikasi dan konflik sangat penting.
3.Penemuan dan Inovasi
Pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dalam metode tradisional biasa mengundang kemandekan dalam pertumbuhan dan efisiensi. Perusahaan gagal mencapai pengurangan tenaga dan biaya, sehingga menurunkan peluang peningkatan pendapatan.
Manajemen kantor bertujuan untuk mendorong dan merangsang penemuan, inovasi, analisis mendalam, dan pekerjaan penelitian. Ini pada gilirannya akan berkontribusi besar pada peningkatan produktivitas, penurunan pengeluaran, dan dengan demikian pertumbuhan masa depan yang lebih baik.
4.Persaingan pasar
Dalam dunia bisnis saat ini, terdapat banyak sekali pemain di berbagai sektor industri dan domain. Berdiri di depan di antara mereka dan menghadapi persaingan dengan cerdas dan cerdas adalah tantangan nyata.
Berjuang hari demi hari untuk menghadapi berbagai rintangan persaingan pasar yang ketat. Manajemen kantor berfokus pada melengkapi kepemimpinan perusahaan untuk beradaptasi dengan tuntutan yang terus meningkat dan lingkungan bisnis yang terus berubah.
Manajemen dan pelatihan perubahan organisasi adalah beberapa alat yang dimanfaatkan untuk mencapai hasil.
5.Pemanfaatan Sumber Daya yang Efektif
Sumber daya dalam bentuk apa pun orang atau infrastruktur kantor harus dimanfaatkan secara optimal untuk pemanfaatan yang efektif. Pemborosan, penggunaan yang kurang, dan penggunaan yang berlebihan semuanya secara drastis berdampak pada efisiensi dan kelancaran fungsi organisasi.
Manajer kantor berusaha untuk memastikan sumber daya secara sistematis disesuaikan dengan aktivitas yang ada. Pemisahan antara aktivitas bernilai dan non-nilai merupakan aktivitas kunci untuk pemanfaatan sumber daya yang tepat.
6.Menekan kepemimpinan
Manajemen kantor membantu menanamkan kecerdasan kepemimpinan ke dalam jantung organisasi. Seorang pemimpin adalah orang yang dapat mempengaruhi perubahan perilaku dalam cara bekerja dalam suatu organisasi.
Dia dapat menilai kemampuan orang yang sedang bertindak dan mendorong mereka untuk beroperasi dengan kemampuan terbaik mereka.
Perusahaan dengan kepemimpinan yang kuat dan kuat pasti akan mencapai pertumbuhan yang lebih cepat dibandingkan dengan perusahaan yang tidak memiliki pemimpin yang dibimbing.
Kami sekarang telah memperoleh pemahaman substansial tentang apa itu manajemen kantor dan tujuan manajemen kantor. Sekarang mari kita fokus pada komponen, fungsi, dan prosedurnya.
Baca juga: Pengertian Manajemen Komunikasi.
Jenis Pekerjaan Manajemen Perkantoran
Ada berbagai pekerjaan manajemen kantor, namun tugas dasar para manajer ini sangat mirip.
Selain mengawasi kelancaran administrasi perusahaan, memastikan bahwa persediaan yang dibutuhkan tersedia dan peralatan kantor berfungsi dengan baik, manajer kantor terkadang dapat mempekerjakan, memecat, melatih, dan mempromosikan karyawan.
1.Manajemen Kantor Perusahaan
Pekerjaan manajemen kantor perusahaan mencakup manajer di setiap cabang perusahaan tertentu.
Manajer distrik (biasanya berlokasi di kantor pusat) mengawasi semua manajer cabang lainnya, oleh karena itu bepergian antar lokasi cabang perusahaan sering kali menjadi aspek utama pekerjaan.
Selain itu, manajer kantor perusahaan merencanakan pendekatan organisasi baru untuk sumber daya manusia dan kampanye pemasaran.
2.Manajemen Kantor Medis
Manajemen kantor medis membutuhkan pengetahuan rinci tentang anatomi dan prosedur laboratorium, serta undang-undang perawatan kesehatan.
Manajer kantor medis biasanya bekerja di kantor dokter, di mana mereka mengawasi semua asisten medis. Tanggung jawab penting tambahan mencakup kerahasiaan pasien dan pembuangan limbah medis dengan benar.
3.Manajemen Kantor Hukum
Pekerjaan manajemen kantor hukum membutuhkan pengalaman hukum praktis dan pemahaman luas tentang prosedur hukum.
Manajer kantor hukum mengawasi asisten administrasi hukum praktik, manajemen penggajian, dan departemen sumber daya manusia perusahaan.
4.Manajemen Kantor Virtual
Daripada bekerja untuk satu bisnis pada satu waktu sebagai karyawan penuh waktu, manajer kantor virtual sering kali bekerja paruh waktu untuk beberapa perusahaan kecil. Hal ini disebabkan kecenderungan bisnis kecil mengontrak pekerjaan manajemen kantor virtual.
Tidak mengherankan bahwa pekerjaan jarak jauh dari semua kaliber sedang meningkat, oleh karena itu manajer kantor virtual adalah pilihan yang menarik untuk bisnis kecil yang terus berkembang yang belum memerlukan manajer kantor di tempat.
8 Fungsi Utama Manajemen Perkantoran
Terdapat 8 fungsi utama dalam manajemen perkantoran yang mencakup perencanaan hingga penegakan disiplin karyawan serta pemanfaatan IT, berikut penjelasan lengkapnya:
1.Perencanaan
Membuat struktur tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan Anda adalah fungsi utama manajemen kantor.
Ketika Anda sepenuhnya mengenali tujuan jangka pendek dan jangka panjang dari bisnis Anda masing-masing, Anda kemudian dapat merencanakan pendekatan Anda untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan terperinci dan organisasi pertemuan adalah langkah pertama menuju operasi yang efisien dan memfasilitasi kontrol.
2.Pengorganisasian Sumber Daya
Pengorganisasian sumber daya berjalan seiring untuk mencapai tujuan perusahaan dengan perencanaan. Sumber daya ini termasuk material, personel, dan dukungan finansial.
Tahap selanjutnya setelah perencanaan untuk manajer kantor adalah pendelegasian tugas, seperti mengidentifikasi materi mana yang diperlukan dan menugaskan materi tersebut kepada personel yang dipilih.
Manajer kantor terbaik secara konsisten mengoordinasikan tugas agar sumber daya ini terus bergerak menuju tujuan yang direncanakan.
3.Kepegawaian
Tanggung jawab utama lain dari manajer kantor adalah penempatan staf. Manajer kantor eksekutif menjalankan kepemimpinan atau berkoordinasi dengan sumber daya manusia dalam semua hal perekrutan staf, kompensasi, promosi, dan pensiun manajer bawahan.
4.Komunikasi
Komunikasi yang efektif, pokok dari setiap operasi yang berfungsi tinggi, merupakan faktor penting dari manajemen kantor.
Jika seorang manajer kantor tidak dapat mendikte dengan baik kebutuhan perusahaan kepada karyawannya, maka efisiensi yang optimal tidak akan mungkin tercapai.
Apakah satu tim membutuhkan ruang pertemuan berukuran tertentu untuk mengadakan pertemuan mingguan mereka? Apakah mereka memiliki teknologi yang mereka butuhkan di ruang itu? Ingat, komunikasi yang baik berjalan dua arah.
Jika manajer kantor yang sama ini tidak dapat mengartikulasikan kebutuhan perusahaan Anda, maka masalahnya mungkin manajer kantor ini tidak cocok untuk organisasi Anda.
5.Bekerja dengan IT
Manajer kantor modern cukup banyak menggunakan teknologi dalam pekerjaannya. Mereka dapat menggunakan perangkat lunak untuk peran mereka sehari-hari dan juga membantu mengelola perangkat lunak dan teknologi untuk karyawan.
Mungkin perusahaan Anda menggunakan perangkat lunak manajemen fasilitas digital. Manajer kantor juga bekerja sama dengan departemen TI untuk memastikan bahwa semua ruang rapat berjalan dengan lancar, dan harus dilatih tentang semua teknologi konferensi video dan koneksi Wifi untuk karyawan dan tamu.
6.Motivasi Karyawan
Faktor manajemen kantor yang sangat kompleks, motivasi datang dalam dua bentuk. Motivasi diri dan motivasi eksternal. Ketika karyawan Anda memiliki motivasi diri, pekerjaan manajer kantor menjadi lebih mudah.
Tetapi jika tidak, di situlah tugas manajemen kantor adalah memotivasi secara eksternal. Motivasi ini harus memenuhi kebutuhan karyawan sekaligus tetap kompetitif, produktif, dan komprehensif.
Ketika motivasi eksternal melakukan semua ini, pekerja kantormu akan memiliki semangat kerja yang tinggi dan cenderung meningkatkan kinerjanya.
Manajer kantor adalah beberapa dari sedikit orang yang berinteraksi dengan setiap tingkat karyawan, baik secara virtual atau tatap muka setiap hari. Karena budaya kantor di seluruh dunia terus berkembang dan bergeser, signifikansi peran manajer kantor akan meningkat.
7.Pelatihan dan Pengembangan Kompetensi Karyawan
Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, keterampilan silang, dan meningkatkan tingkat kompetensi personel kantor adalah penting.
Manajer kantor tidak mampu mempertahankan basis karyawan yang ketinggalan zaman dan tidak selaras dengan permintaan pasar.
Di banyak organisasi, ada departemen Pelatihan khusus yang berfokus pada pengaturan pelatihan melalui tutor internal atau instruktur eksternal.
Sertifikasi juga dianggap sebagai bagian dari fungsi pelatihan dan pembelajaran. Mendorong karyawan untuk mengikuti sertifikasi profesional adalah salah satu fungsi penting manajemen kantor.
8.Disiplin
Menegakkan norma dan aturan yang harus diikuti oleh semua profesional dalam organisasi adalah kriteria wajib untuk sukses.
Ini membantu untuk menjaga disiplin dalam tim. Menjaga dress code, ketepatan waktu, kehadiran selama jam kerja, menghormati martabat satu sama lain adalah beberapa tips manajemen kantor.
Seorang manajer kantor juga harus membimbing dan membimbing karyawan serta mendengarkan keluhan mereka juga. Banyak perusahaan memasang alat atau mekanisme penanganan keluhan untuk semua karyawan. Keluhan ditangani oleh manajer kantor untuk penyelesaian yang dapat diterima bersama.
Sekarang, Anda pasti sudah memiliki pemahaman yang cukup tentang bagaimana mengelola kantor secara efisien dan efektif. Kami sekarang akan fokus pada beberapa pekerjaan manajemen kantor yang khas. Informasi ini akan memandu Anda dalam karir Anda di manajemen kantor, area di mana Anda dapat fokus.
Baca juga: Perencanaan Manajemen SDM.
Komponen dalam Manajemen Perkantoran
Berfungsinya manajemen kantor yang baik sangat bergantung pada keberadaan elemen atau komponen utama berikut ini:
1.Tim
Sangat penting untuk memilih tim yang terampil dan efisien karena mereka adalah pelaksana kegiatan. Tanggung jawab manajer kantor adalah mempekerjakan dan menempatkan tim atau personel dalam tugas sesuai keahlian dan keahlian mereka.
Meskipun departemen SDM mengontrol proses perekrutan, namun manajer kantor melakukan wawancara manajemen untuk memilih orang yang tepat dalam organisasi.
Setelah dipilih, aktivitas penting berikutnya dari manajer kantor adalah membagikan tugas sesuai jadwal dan garis waktu.
Mereka perlu terus memantau dan mengontrol personel untuk penyelesaian program atau proyek tepat waktu. Manajer kantor bertanggung jawab untuk memberikan panduan yang sesuai dan bertindak sebagai mentor bagi tim mereka.
2.Alat dan Teknologi
Di dunia modern saat ini di mana teknologi berada pada jalur peningkatan yang konstan, kantor perlu bersiap-siap.
Manajer kantor harus diberi informasi yang memadai tentang alat dan teknologi yang sedang tren yang akan dimanfaatkan untuk pekerjaan mereka.
Alat-alat tersebut perlu diadakan dan digunakan secara efektif untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi.
Selain aspek digital, perlengkapan kantor seperti pena, kertas, papan tulis, proyektor, dll. Diperlukan agar tugas sehari-hari dapat berfungsi dengan baik. Manajer kantor perlu memastikan bahwa mereka tersedia dan dimanfaatkan secara optimal.
3.Lingkungan Kerja
Tempat kerja yang nyaman dan aman yang tepat memotivasi dan menginspirasi karyawan untuk bekerja dengan lancar dan efisien.
Mereka merasakan semangat dan semangat untuk menyelesaikan kegiatan yang dijadwalkan dalam waktu yang ditentukan.
Pelaksanaan pekerjaan terjadi dengan mulus. Tempat kerja yang dirancang dengan baik menciptakan efek positif secara psikologis pada karyawan yang beroperasi di luar kantor.
Sebagai bagian dari prosedur manajemen kantor, penting untuk memperhatikan aspek khusus ini dengan memperkenalkan standar industri dan praktik terbaik.
4.Motif dan Tujuan Kegiatan
Jika seorang karyawan berprestasi seperti mesin dengan hanya mengikuti instruksi tanpa memahami motif dan tujuannya, hasilnya tidak memuaskan.
Tujuan penting dari manajemen di kantor adalah untuk menyebarkan niat melaksanakan aktivitas yang ditugaskan kepada mereka. Manajer kantor harus menentukan tujuan untuk setiap anggota tim.
Manajemen perkantoran melibatkan interaksi dengan karyawan di berbagai hierarki. Manajemen kantor jarak jauh juga merupakan bagian penting dan menantang karena karyawan tidak hadir secara tatap muka.
Mengapa Manajemen Kantor menjadi begitu Penting?
Sekarang kita sudah sampai pada tahap akhir dari topik tentang manajemen perkantoran. Beberapa poin berikut menjelaskan betapa pentingnya manajemen di kantor, mulai dari pencapaian target hingga manfaat sosial, berikut penjelasan lengkapnya:
1.Membantu Organisasi dalam Pencapaian Target
Sasaran atau sasaran adalah hasil dalam istilah kuantitatif yang ingin dicapai dalam waktu tertentu. Manajemen membuat orang menyadari tujuan dan mengarahkan upaya mereka ke arah pencapaian tujuan tersebut.
2.Penggunaan Sumber Daya yang Optimal
Manajemen membantu dalam pemanfaatan sumber daya secara efektif. Sumber daya yang langka dimanfaatkan dengan optimal oleh para manajer. Manajer mewujudkan koordinasi dan integrasi berbagai sumber daya. Ini adalah manajemen yang memandu karyawan di kantor dalam menggunakan sumber daya.
3.Minimalisir Timbulnya Biaya
Biaya kantor hanya dapat dikurangi di bawah bimbingan dan kendali manajemen yang efisien. Manajemen Kantor berkaitan dengan melakukan aktivitas kantor dengan cara terbaik dan termurah.
Pengurangan biaya merupakan salah satu objek manajemen yang dapat dicapai melalui penyederhanaan dan mekanisasi pekerjaan.
Melalui perencanaan yang lebih baik, pengorganisasian yang baik, dan pengendalian yang efektif, manajemen memungkinkan perhatian untuk mengurangi biaya dan mempersiapkan perusahaan untuk menghadapi persaingan ketat.
4.Aliran Pekerjaan yang Lancar
Aliran pekerjaan yang tidak terputus hanya mungkin terjadi jika ada perencanaan dan pengendalian yang tepat. Manajemen memastikan aliran pekerjaan yang efisien dan lancar.
5.Membantu Menjaga Efisiensi Kantor
Manajemen membantu dalam menjaga efisiensi di kantor. Seorang manajer tidak hanya melakukan dan menghasilkan hasil, tetapi juga melakukannya dengan cara yang paling efisien sehingga dapat berkontribusi terhadap perolehan laba.
6.Mengelola Kelangsungan Hidup dan Pertumbuhan
Manajemen harus memainkan peran penting dalam menjaga kelangsungan hidup organisasi. Perubahan teknologi dan metode harus diantisipasi dan disesuaikan untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhan. Hanya manajemen yang dapat melakukannya dan membentuk perusahaan dalam lingkungan yang berubah seperti itu.
7.Memberikan Inovasi
Inovasi mencakup penemuan metode baru, berbeda, dan lebih baik dalam melakukan pekerjaan yang sudah ada. Untuk merencanakan dan mengelola inovasi, manajemen harus memainkan peran penting. Saran dari pelanggan, informasi dari salesman, pengawasan ketat aktivitas pesaing menjadi sumber inovasi.
8.Membantu Mempertahankan Bakat dan Menanamkan Rasa Loyalitas Karyawan
Manajemen yang efisien membantu mempertahankan karyawan yang berbakat dan pekerja keras dengan menyediakan lingkungan kerja yang nyaman. Manajer harus memotivasi karyawannya dengan mengakui dan menghargai bakat mereka.
9.Memberikan Pengaruh dalam Kepemimpinan
Manajemen memberikan kepemimpinan dengan mempengaruhi dan membimbing personel kantor. Manajer mempengaruhi bawahannya untuk bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan organisasi.
10.Mengelola Perubahan
Pentingnya manajemen kantor adalah membantu dalam merencanakan perubahan dan memperkenalkannya pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar. Karena perubahan metode teknologi, prosedur kerja, dll.
Karyawan cenderung menolak perubahan karena kurangnya pemahaman tentang alasan perubahan dan kurangnya pelatihan dalam metode baru. Manajemen membantu meminimalkan resistensi orang dan bertindak sebagai agen perubahan.
11.Menjaga Hubungan Masyarakat
Manajemen kantor membantu dalam meningkatkan hubungan masyarakat dan meningkatkan niat baik perusahaan dengan menangani keluhan konsumen dan masyarakat umum.
12.Manfaat Sosial
Manajemen bermanfaat tidak hanya untuk perusahaan bisnis tetapi juga untuk berbagai segmen masyarakat. Ini menyediakan dan memelihara hubungan dengan berbagai jenis pemasok, bank, perusahaan asuransi, departemen pemerintah, dan masyarakat umum. Ini menguntungkan masyarakat secara keseluruhan dengan menyediakan layanannya.
Sumber bacaan:
- https://resources.owllabs.com/blog/office-management
- https://unremot.com/blog/office-management-101/
- http://www.skripsi.id/2014/11/pengertian-manajemen-perkantoran.html
- https://en.wikipedia.org/wiki/Office_management
One Reply to “Manajemen Perkantoran: Definisi, Tujuan, Jenis, Fungsi dan Komponen Dalam Manajemen Perkantoran”